ITALIANO
Informativa privacy sul registro presenze
One Works Spa tratta i dati del registro per conoscere le persone presenti nello studio e supportare evacuazione e appello al punto di raccolta. Questa informativa è resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Titolare e contatti
Il titolare è One Works Spa, via Amatore Antonio Sciesa 3, 20135 Milano, Italia. Per richieste relative ai dati personali: reception@one-works.com.
Dati e finalità
Raccogliamo nome e cognome dichiarati, data e ora di entrata e uscita, identificativo pseudonimo del browser ed eventuali correzioni degli addetti. Per proteggere il servizio registriamo gli eventi di accesso rifiutato o bloccato, con nome eventualmente fornito e non verificato, indirizzo IP, motivo, orari e numero di tentativi. L’IP può essere condiviso da più persone; questi dati non dimostrano l’identità. Non memorizziamo PIN digitati o chiavi di accesso. Il registro è destinato alla sicurezza e alla gestione delle emergenze, non alla valutazione delle prestazioni o al controllo dell’orario di lavoro.
Basi giuridiche e conferimento
Per le presenze, la base giuridica è l’adempimento degli obblighi di salute e sicurezza sul lavoro (articolo 6, paragrafo 1, lettera c GDPR e D.Lgs. 81/2008). Per gli eventi di sicurezza, è il legittimo interesse del titolare a proteggere il servizio e l’attendibilità del registro (articolo 6, paragrafo 1, lettera f GDPR). Non chiediamo il consenso per queste finalità. La registrazione è necessaria alla procedura di sicurezza dello studio; se non puoi usare lo smartphone, rivolgiti alla reception per la modalità alternativa prevista.
Conservazione
I movimenti chiusi sono conservati per 7 giorni dall’uscita; gli eventi di sicurezza per 7 giorni dall’ultimo tentativo del gruppo. La cancellazione è eseguita automaticamente ogni 15 minuti, salvo indisponibilità tecnica. Le presenze ancora aperte vengono chiuse automaticamente alle 00:00 italiane e contrassegnate come uscite automatiche; da questo orario decorrono i 7 giorni. La chiusura giornaliera non prova l’effettiva uscita della persona. Le copie di recupero D1 del piano gratuito possono mantenere i dati cancellati fino a ulteriori 7 giorni e non sono usate per la consultazione ordinaria. Eventuali copie esportate devono rispettare gli stessi termini, salvo specifiche esigenze documentate di tutela dei diritti.
Browser e misure di accesso
Il browser ricorda il nome per 7 giorni dall’ultima registrazione e una chiave casuale fino alla cancellazione dei dati del sito. Il nome scaduto è rimosso alla successiva apertura; non possiamo cancellare a distanza dati da un browser chiuso. La sessione riservata degli addetti dura al massimo 12 ore. Non sono previsti profilazione, marketing o decisioni automatizzate con effetti giuridici; i limiti antiabuso possono sospendere temporaneamente un tentativo. È disponibile l’assistenza della reception.
Destinatari e trasferimenti
Accedono ai dati gli addetti autorizzati alla sicurezza, reception e amministrazione tecnica, nei limiti delle rispettive mansioni. Cloudflare fornisce hosting e database e tratta i dati secondo gli accordi applicabili con il titolare. I dati non sono diffusi al pubblico. Il database è configurato nella giurisdizione UE; ciò non esclude trattamenti di servizio fuori dallo SEE. Per eventuali trasferimenti si applicano le garanzie previste dal GDPR e dall’accordo sul trattamento dei dati, incluse le clausole contrattuali standard ove necessarie. Informazioni e copia delle garanzie sono richiedibili al titolare.
Diritti e reclami
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione o limitazione nei casi previsti e opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, scrivendo a reception@one-works.com. I diritti si esercitano nei limiti del GDPR e degli obblighi di conservazione applicabili. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it. Segnala alla reception un ingresso o un’uscita mancanti o inesatti.
One Works Spa | Registro presenze | Versione 3 | 28 ottobre 2026
ENGLISH
Attendance register privacy notice
One Works Spa processes attendance data to know who is in the studio and support evacuation and roll call at the assembly point. This notice is provided under Article 13 of Regulation EU 2016/679 (GDPR).
Controller and contact details
The controller is One Works Spa, via Amatore Antonio Sciesa 3, 20135 Milan, Italy. For personal data requests, contact reception@one-works.com.
Data and purposes
We collect the first and last name provided, check-in and check-out dates and times, a pseudonymous browser identifier and any staff corrections. To protect the service, we record rejected or blocked access events, including any supplied and unverified name, IP address, reason, times and attempt count. An IP address may be shared by several people; these data do not establish identity. We do not store entered PINs or access keys. The register is intended for safety and emergency management, not performance assessment or monitoring working hours.
Legal bases and provision of data
Attendance processing is based on compliance with workplace health and safety obligations (Article 6(1)(c) GDPR and Italian Legislative Decree 81/2008). Security events are processed for the controller’s legitimate interest in protecting the service and the integrity of the register (Article 6(1)(f) GDPR). We do not request consent for these purposes. Registration is necessary for the studio’s safety procedure; if you cannot use a smartphone, ask reception about the alternative procedure.
Retention
Closed visits are retained for 7 days after check-out; security events for 7 days after the group’s latest attempt. Automatic deletion runs every 15 minutes, subject to technical availability. Open check-ins are automatically closed at 00:00 Italian time and marked as automatic check-outs; the 7-day retention period starts from that time. The daily reset does not prove the person has physically left. D1 recovery copies on the Free plan may retain deleted data for up to a further 7 days and are not used for routine access. Exported copies must follow the same retention periods, unless specific documented needs to establish, exercise or defend rights require otherwise.
Browser storage and access safeguards
The browser remembers your name for 7 days after your latest registration and a random key until you clear the site’s data. An expired name is removed when the page is next opened; we cannot remotely erase data from a closed browser. Staff sessions last up to 12 hours. There is no profiling, marketing or automated decision-making with legal effects; abuse-prevention limits may temporarily block an attempt. Reception can provide assistance.
Recipients and transfers
Authorised safety staff, reception and technical administrators access data only as required for their duties. Cloudflare provides hosting and database services and processes data under the applicable agreements with the controller. Data are not publicly disclosed. The database is configured in the EU jurisdiction; this does not exclude service processing outside the EEA. Any transfers are subject to GDPR safeguards and the data processing agreement, including standard contractual clauses where required. Further information and copies of the safeguards may be requested from the controller.
Your rights and complaints
You may request access, rectification, erasure or restriction where applicable, and object to processing based on legitimate interests, by writing to reception@one-works.com. Rights apply within the limits of the GDPR and applicable retention obligations. You may lodge a complaint with the Italian supervisory authority, Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it. Please tell reception about any missing or incorrect check-in or check-out.
One Works Spa | Attendance register | Version 3 | 28 October 2026